Accel

Hiervoor staan krachtige tools ter beschikking zoals Microsoft Sharepoint en SMARTdoc.

SMARTdoc is veel méér dan het digitaal archiveren van documenten.
Informatie op zich is weinig relevant en mist bewijskracht als die niet gedocumenteerd is.
SMARTdoc documenteert alle activiteiten en processen binnen uw bedrijf, door de link te leggen en te beheren tussen alle documenten, verspreid in uw bedrijf, en de informatie in uw IT-toepassingen.

Gebruiksvriendelijk en innovatief

Document management oplossingen zijn niet nieuw, maar uit marktonderzoek is gebleken dat slechts 10% van alle kleine tot middelgrote ondernemingen gebruik maken van een dergelijke oplossing. De belangrijkste reden voor deze lage score is dat men de term ‘document management’ vaak associeert met dure en vooral complexe systemen. Dit gegeven lag aan de basis bij de ontwikkeling van de SMARTdoc product suite. Koen Meganck, zaakvoerder van SMARTdoc legt uit: “Gebruikers wensen in hun ‘comfort zone’ te blijven en moeten zich goed voelen bij de toepassing. Neem nu Google: het succes hiervan is voornamelijk te danken aan de ongelooflijk eenvoudige user interface. SMARTdoc hanteert dezelfde innovatieve filosofie en heeft slechts twee icoontjes op de desktop. Eén om documenten te archiveren en het andere om documenten te zoeken.”

Krachtige features

Achter de eenvoudige user interface, schuilt echter een krachtige server applicatie die alle kerneigenschappen in zich heeft waaraan een modern document management systeem moet voldoen. Alle gangbare bestandformaten zoals PDF, Office documenten, afbeeldingen, video en gescande documenten, worden door SMARTdoc automatisch verwerkt, geïndexeerd en opgeslagen in één centraal archief. Voor bepaalde documenten gebeurt dit aan de hand van vooraf gedefinieerde templates en worden gegevens zoals BTW- of rekeningnummers op correctheid gecontroleerd. SMARTflow, de workflow module binnen SMARTdoc server, zorgt voor een doeltreffende distributie van e-mails, faxen en andere documenten binnen het bedrijf. Koen Meganck: “Bestaande ‘manuele’ werkwijzen, zoals het ontvangen, openen en doorsturen van documenten, digitaliseren wij volgens hetzelfde stramien in de workflow. Ook voor de beveiliging van bedrijfskritische informatie, nemen wij met SMARTsecurity eenvoudig de bestaande user- of groepsbeveiliging over. Wij wijzigen geen bestaande en bewezen procedures en dit versnelt de acceptatie met een aanzienlijke factor.”
Dankzij een ongekend gebruiksgemak en een aantrekkelijk prijskaartje, is SMARTdoc Server de ideale oplossing voor kleine tot middelgrote ondernemingen. Koen Meganck besluit: “De meeste bedrijven begrijpen de noodzaak van goed documentenbeheer, maar hebben de stap nog niet gezet vanwege te duur of te complex. Met SMARTdoc hebben we een pasklaar antwoord op beide argumenten.”