Haal het maximum uit thuiswerkers. Van controleren naar coachen

Haal het maximum uit thuiswerkers. Van controleren naar coachen

Accel kreeg onlangs de vraag of het mogelijk was om te monitoren of thuiswerkers effectief aan het werken zijn. Een bezorgdheid die op dit moment zeer actueel is en blijkbaar leeft onder vele bedrijven. Hoe gaat u daar als een bedrijf mee om? Hoe stuurt u werknemers aan en hoe evalueert u dat? Strikte controle of blindelings vertrouwen?

In veel bedrijven is het afstandswerken al jaren gemeengoed. Andere bedrijven daarentegen worden voor het eerst met “thuiswerk” geconfronteerd door de corona-crisis.  Noodgedwongen moeten er zoveel mogelijk medewerkers plots van thuis uit werken. De “sociale controle” valt weg en het angstzweet breekt uit. Want hoe garandeert u of uw medewerkers van thuis uit effectief aan het werk zijn. Moet er technisch gemonitord worden of iemand zijn pc wel aan staat of hoe pakt u zoiets aan? Is het mogelijk om dit in te richten op basis van controle of op basis van vertrouwen?

Aansturen op resultaten

Laat er geen twijfel over bestaan. Aan de technologie zal het niet liggen. In 99,9% van alle gevallen zal iemand met een “bureau-job” zijn of haar werk van thuis zo goed als perfect kunnen doen. Denk daarbij aan Microsoft Teams, VPN, VoIP, RDP, Awingu, Zoom, … en tal van andere technologieën en apps die dit mogelijk maken.

Dus waarom staan we soms nog twijfelachtig tegenover thuiswerk? De controle valt weg en moet plaats maken voor een sfeer van vertrouwen met focus op resultaten. En of iemand dan al dan niet achter zijn of haar pc zit, is verder geen bruikbare parameter.

Hoe moet het dan wel?

Een belangrijk rol hierin is weggelegd voor de leidinggevenden. Zij moeten medewerkers coachen en aansturen op resultaten. Een transparante communicatie is hierin onontbeerlijk.

Door medewerkers een duidelijk omschreven opdracht te geven creëert u een concrete verwachting naar resultaten toe (zogenoemde KPI’s). En dat kan net zo goed via een online meeting als via een “face-2-face” meeting.

En ja, misschien zal uw collega tussendoor eens een wasmachine vullen en leeg maken, maar als op het einde van de dag het resultaat er ligt, is dit best ok. Uit onderzoek blijkt immers dat thuiswerkers vaak ook vroeger beginnen (men moet immers niet eerst een uur in de file staan) en minder pauzes nemen. Dat maakt hen veel productiever. Ook zien we dat thuiswerkers zich minder vaak ziek melden (we laten COVID-19 hier even buiten beschouwing…).

Zijn er ook nadelen?

Is het enkel maar rozengeur en maneschijn? Nee, uiteraard zijn er ook nog enkele nadelen verbonden aan thuiswerken. De belangrijkste zijn:

  • De scheiding werk privé valt weg en dat kan ervoor zorgen dat werknemers zich verplicht voelen om zich te bewijzen en meer uren beginnen kloppen. Daarom is het belangrijk om duidelijk grenzen af te spreken vooraf.
  • Niet iedereen heeft thuis dezelfde infrastructuur als op kantoor (trager internet, geen ergonomische stoel, geen extra scherm, geen printer,…). Wat in sommige gevallen een extra drempel kan betekenen.
  • Wees er waakzaam voor dat uw collega’s niet vereenzamen. En zoek regelmatig contact via andere kanalen (chat, bellen, video-call,…).

Zo doen we het bij Accel

Op enkele functies na werkt iedereen van Accel tijdens de Corona-crisis ook thuis. Op regelmatige tijdstippen worden er video calls georganiseerd met het hele team en de leidinggevenden:

  • Technische ploeg: 3x per dag een video call met het hele team
  • Sales & marketing: elke ochtend een video call
  • Ganse bedrijf: elke vrijdag een video call.
  • Tussendoor chatten en bellen we continu onderling via VoIP en Microsoft Teams. Ons volume aan telefoonverkeer was in de eerste week van de lockdown verdubbeld!

Nog enkele praktische tips voor thuiswerk

Voor werkgevers:

  • Bereid het thuiswerken goed voor en zorg voor heldere communicatie en duidelijke afspraken.
  • Creëer een sfeer van vertrouwen met focus op resultaat.
  • Maak duidelijke afspraken over de bereikbaarheid. Wanneer verwacht u dat uw medewerkers bereikbaar zijn (mogen ze bijvoorbeeld een middagwandeling maken)?
  • Zorg dat werknemers weten welke resultaten u verwacht.

Voor werknemers:

  • Ook een thuiswerkdag eindigt: verwacht niet dat medewerkers ’s avonds nog bezig zijn als ze de hele dag thuis hebben gewerkt.
  • Breng structuur aan in een thuiswerkdag, net zoals op kantoor. Zorg dat u af en toe eens beweegt en regelmatig eet.
  • Hou contact met collega’s en leidinggevenden. Met de huidige technologie is de fysieke afstand zeker geen belemmering meer.