Waarom u beter Outlook niet gebruikt voor mass e-mailings

Waarom u beter Outlook niet gebruikt voor mass e-mailings

Onlangs maakte een klant bij onze service desk melding dat zijn e-mail account geblokkeerd was. Het onderzoek van de service desk wees snel uit dat de mailbox op de spamlijst terecht was gekomen. Hoe kan zoiets gebeuren?

Outook mail merge als schuldige

De klant in kwestie had met de beste bedoelingen klanten willen informeren dat zijn bedrijf de deuren weer ging openen omdat de strenge Corona-maatregelen versoepeld werden. Omdat er best wel wat contacten gemaild moesten worden werd gebruik gemaakt van de Outlook-functie om een mail merge (of afdruk samenvoegen) te maken en zo in bulk alle klanten ineens aan te schrijven.

Wat is Outlook mailmerge (afdruk samenvoegen)?

Met mail merge kan u een Word-document en een Excel-bestand gaan samenvoegen tot een e-mail. In het Excel-bestand zitten alle e-mailadressen en eventuele personalisatievelden (zoals een voornaam, naam). In het Word-document zit de tekst voor uw mail. Met een simpele druk op de knop kan je deze 2 bestanden gaan combineren en Outlook verstuurt 1 voor 1 de e-mails naar de individuele contacten uit de Excel-lijst.

Waarom is mail merge een probleem?

Het probleem is dat Outlook niet gemaakt is om mailings in grote oplage te versturen. De functie is bedoeld om enkele 10-tallen contacten aan te schrijven, maar niet een paar 100. Doet u dat toch, treedt er een beveiliging van Microsoft in werking en wordt uw mailbox geblokkeerd. Microsoft vermoedt dan dat de mailbox mogelijk gehackt werd en gebruikt wordt om spam mails uit te sturen. Dus heeft u veel e-mails te sturen? Dan is Outlook niet de juiste manier.

Hoe stuurt u wel e-mails in grote oplage

Voor het versturen van e-mails in grote oplages zijn er specifieke applicaties op de markt. De bekendste is ongetwijfeld MailChimp, waar ook een gratis versie van bestaat (wat meteen ook het succes van deze applicatie verklaart). Deze gratis versie heeft uiteraard enkele beperkingen. Zo kan u bijvoorbeeld maximum 2.000 contacten in uw verzendlijst beheren. Maar er zijn ook tal van alternatieven die dezelfde functionaliteiten (en meer) bieden dan MailChimp.

Accel zelf biedt geen dergelijke applicatie aan. Daarom dat we u met dit artikel al een eindje op weg willen helpen in de zoektocht naar een voor uw bedrijf geschikte applicatie.

Hoe kiest u een geschikte e-mail marketing tool?

Alles hangt er van af hoe u de applicatie gaat gebruiken en waarvoor. Gaat u 1 keer per jaar 1.000 e-mails sturen? Of plant u maandelijks 4 e-mails naar 5.000 contacten? Wil u ook een uitgebreide reporting van de verstuurde e-mails of misschien automatische opvolgmails plannen op basis van de reacties op een bepaalde e-mail.

De ene applicatie zal meer features aanbieden, maar is dan wellicht ook wat duurder. En ook de pricing modellen verschillen. Bij de ene aanbieder betaalt u een vast bedrag per maand en kan u onbeperkt e-mails versturen. Bij andere aanbieders wordt met pre-paid credits gewerkt en betaalt u dus een prijs per verstuurde e-mail.

Met deze stappen raakt u al een heel eind op weg om de juiste keuzen te maken.

Stap 1: wat heeft u nodig?

Lijst voor uzelf op waarvoor u de tool wil gaan gebruiken en hoe vaak. Hoeveel contacten zitten er in uw database? Welke features vindt u belangrijk? Wat mag het kosten?

Een belangrijke parameter die u in deze fase ook niet uit het oog mag verliezen is support. Bent u niet thuis in de wereld van marketing en het maken van html mails? Kies dan voor een partner waar u telefonische support krijgt en het liefst in uw eigen taal. Een andere valkuil is een support desk in het buitenland die tijdens de Belgische kantooruren niet bereikbaar is door het tijdsverschil.

Stap 2: welke platformen komen in aanmerking

Op basis van de in stap 1 opgesomde vereisten, kan u nu een shortlist maken van applicaties die in aanmerking komen. Probeer ook te vermijden dat er op de shortlist te veel opties staan. Dat gaat u zich beklagen in de volgende stap.

Stap 3: testen

Bij veel e-mailmarketing platformen kan u ook een tijdelijk gratis test account aanvragen. Dat is natuurlijk een interessante waardemeter om na te gaan of de applicatie voldoet aan uw verwachtingen. Is de interface intuïtief? Werkt de applicatie vlot? Bieden ze een aantal standaard e-mail templates aan waarmee u direct aan de slag kan?

Stap 4: kiezen

Nu u enkele pakketten hebt kunnen vergelijken, kan u een weloverwogen keuze maken.

Welke e-mail tools zijn er op de markt

Zoals eerder in dit artikel vermeld, kan Accel geen uitspraken doen over welke applicatie voor u geschikt is. Maar om de zoektocht al wat te vergemakkelijken lijsten we hieronder enkele namen op van applicaties die onze klanten en leveranciers ook gebruiken. Deze gaan van gratis, over basic tot echt marketing automation platformen. Voor elk wat wils!