REMOTE SUPPORT

Van less paper naar paperless office

Home / Nieuws / Van less paper naar paperless office
Van less paper naar paperless office
 
Van less paper naar paperless office
12 juni 2018

Bent u mee met de nieuwste digitaliseringstrends?

Almaar meer informatie is digitaal of wordt gedigitaliseerd. Om kosten te drukken, ruimte te besparen, uit veiligheidsoverwegingen… maar vooral om efficiënter te kunnen werken. Om over te schakelen naar een (meer) papierloze werkomgeving, is er echter meer nodig dan scanners en software. Er is ook een visie nodig over hoe je informatie wil delen, opvragen en beveiligen binnen en buiten je bedrijf. Accel kan u hierin begeleiden en totaaloplossingen op maat uitwerken, van less paper tot paperless.

Als je alle papieren documenten simpelweg inscant om ze te archiveren, dan krijg je op termijn misschien wel legere archiefkasten, maar ook vollere servers. Een beter idee is dat je digitalisering ook ziet als een nieuwe manier van werken, waarbij minder papier wordt geproduceerd en je digitale archief raadpleegbaar is als een zoekrobot. Je doel wordt dan niet enkel archiveren, maar ook: digitale documenten makkelijk kunnen opvragen met zoektermen, ze snel en op een eenvoudige manier 24/7 beschikbaar maken, te allen tijde weten wie wanneer welke documenten opvraagt… allemaal GDPR-proofed uiteraard.

Een voorbeeld. Je kan alle binnenkomende papieren facturen inscannen en zo een digitaal archief aan facturen aanleggen. Dat is een eerste stap. Je kan er echter ook voor zorgen dat alle facturen die je inscant onmiddellijk herkend worden als een factuur van leverancier x, die dan ook automatisch in de juiste map wordt geplaatst. Door OCR tekstherkenning is ook de inhoud van die factuur doorzoekbaar en kan je zoeken op ‘alle facturen van leverancier X’. Dat is stap twee. Maar je kan er ook voor kiezen om in de toekomst resoluut te kiezen voor e-facturen. Dat is dan stap drie.

Kies slim

Er is een grote keuze aan hard- en software om documenten digitaal te archiveren, te beheren en te integreren in je eigen CRM, ERP, BI-tool of MS-SharePoint. Je hebt een scanner nodig, optical character recognition’ (OCR)-software die ervoor zorgt dat het ingescande document opzoekbaar is, een ‘document management systeem’ waarmee je documenten kan organiseren, opslaan en delen… De keuze is ruim: van een eenvoudige opslagdienst tot een geavanceerd platform. 

Laat je adviseren over welke oplossing het best beantwoordt aan je wensen en noden. Het gaat dan over de functionaliteiten die je wenst, de kostprijs, de integratie in je eigen bedrijfsomgeving, compatibiliteit met andere software en hardware, gebruiksvriendelijkheid, gewenste ondersteuning,… en uiteraard ook beveiliging. En ook nog een belangrijke keuze: wens je dat alles draait op je eigen servers of kies je voor maximale flexibiliteit in de cloud?

Less paper, more Accel

Accel kan je begeleiden in alle stappen van je keuzeproces. We werken samen met Kyocera en Smartdoc voor de installatie van software en hardware infrastructuur. We kunnen ook een cloudoplossing bouwen waarbij we alle zorgen voor onderhoud, beheer en monitoring van u overnemen.

Onze garantie: archiveren, opzoeken en documenten beheren was nooit zo makkelijk. We werken voor u workflows uit waarbij documenten automatisch worden herkend en naar gebruikers gestuurd ter controle, aanvulling of goedkeuring. Less paper for more efficiency.