REMOTE SUPPORT

Is een back-up van Office 365 nodig?

Home / Nieuws / Is een back-up van Office 365 nodig?
Is een back-up van Office 365 nodig?
 
Is een back-up van Office 365 nodig?
12 december 2018

Office 365 is ondertussen gemeengoed geworden. Naast de hosted mailserver vinden stilaan ook de andere apps zoals SharePoint Online, OneDrive, Teams, en Yammer hun weg naar een groter publiek binnen de kmo-markt. Maar wat gebeurt er met de data die u in Office 365 opslaat. Heeft u daarvan ook een backup, net als van uw eigen servers? Of zorgt Microsoft hier voor?

Wat doet Microsoft?

Uiteraard beheert Microsoft uw data als een goede huisvader. Zo zijn bijvoorbeeld de data geografisch redundant opgeslagen. Dit wil zeggen dat er een replicatie van uw data is in een 2de datacenter op een andere locatie. In het geval van storingen op de ene locatie wordt de continuïteit op deze manier verzekerd. Echter is dit niet hetzelfde dan een back-up! Bijgevolg bent u niet beschermd tegen het per ongeluk verwijderen van mails en/of een kwaadwillige aanval op uw data.

De verantwoordelijkheid voor de beveiliging en de langdurige retentie van Office 365 data ligt bij de eindgebruiker. Als u daar geen rekening mee houdt, kunnen de gevolgen niet te overzien zijn.

Waarom zou u zelf een back-up van Office 365 maken?

Data per ongeluk verwijderen

Als een gebruiker data verwijdert uit een Office 365-toepassing, dan wordt die overal verwijderd (dus ook op de andere geografische locatie). Stel dat u een e-mail met een ondertekende bestelbon per ongeluk verwijdert, dan is die bestelbon ook echt verwijderd. De prullenbak en versiegeschiedenis in Office 365 bieden maar een beperkte beveiliging tegen dataverlies. En eens uw data verwijderd is, kan u ze niet meer terughalen.

Onduidelijk opslagbeleid

Office 365 beschikt maar in beperkte mate over beleidsregels voor back-up en het opslaan van data. In bepaalde situaties kunnen deze regels dataverlies voorkomen. Maar dit is zeker niet hetzelfde als een volwaardige back-up. Neem bijvoorbeeld een gebruiker die uit dienst gaat: zijn data worden maar 90 dagen bijgehouden. Maar hoe vaak gebeurt het niet dat u deze data later toch nog nodig heeft?

Interne beveiligingsrisico’s

Een misnoegde medewerker die net voor zijn vertrek probeert om cruciale data te wissen, een gebruiker die (onbewust) geïnfecteerde bestanden uploadt,.. Herkenbaar? De grootste bedreiging voor uw IT zijn de mensen die er mee werken. Een menselijke fout is immers snel gemaakt en helaas zijn er ook genoeg individuen met kwaadwillige bedoelingen om daar misbruik van te maken. Training van uw medewerkers is een deel van de oplossing, maar adequate beveiligingsmaatregelen zijn ook noodzakelijk.

Externe beveiligingsrisico’s

Ransomware en andere malware en virussen hebben de afgelopen jaren het nieuws gedomineerd en over de hele wereld ernstige schade veroorzaakt. Naast reputatieschade voor het getroffen bedrijf, ligt mogelijk ook de privacy van de medewerkers en klanten te grabbel. Vaak komen deze externe risico’s het netwerk binnen via…e-mail. Maar de functies van Exchange Online voor back-up en herstel zijn niet voldoende om ernstige aanvallen op te vangen. Zelf regelmatig een back-up uitvoeren is dus de boodschap. Deze back-up kan voorkomen dat een externe aanval desastreus afloopt.

Juridische vereisten

In het kader van een juridische procedure kan u gevraagd worden om bepaalde data op te halen.

Microsoft biedt hiervoor wel een aantal oplossingen zoals ‘In-place bewaring’, waarmee u verwijderde items toch kunt bewaren en ‘Bewaren van postvakgegevens vanwege juridische procedure’. Maar ook hier geldt dat dit geen back-up is die uw bedrijf behoedt voor juridische problemen. Het al dan niet per ongeluk verwijderen van een gebruiker, zorgt er bijvoorbeeld voor dat ook zijn of haar postvak verwijderd wordt. Dus bespaar uzelf de juridische geschillen en zorg ervoor dat u de nodige data heeft geback-upt.

Migraties naar Office 365

Bij een migratie naar Office 365 wordt soms, omwille van extra flexibiliteit en aanvullende controle, gekozen voor een hybride opstelling. Dit wil zeggen dat data dan tijdelijk lokaal op uw eigen server wordt opgeslagen tot de migratie naar de cloud voltooid is. Dit maakt het beheer veel complexer en daarom is ook in dit geval een goede back-up geen overbodige luxe.

Dus ja, een back-up van Office 365 is nodig

Als u werkt met Office 365 raden wij u aan om hiervoor een back-up te voorzien. Zo beschermt u uzelf tegen dataverlies en tegen alle mogelijke bedreigingen.

Maak een afspraak met uw account manager om u hierin te adviseren