REMOTE SUPPORT

Dit is het beste moment om facturen digitaal te bewaren

Home / Nieuws / Dit is het beste moment om facturen digitaal te bewaren
Dit is het beste moment om facturen digitaal te bewaren
 
Dit is het beste moment om facturen digitaal te bewaren
25 april 2019

Hoewel de meeste bedrijven de voordelen van een digitaal archief wel degelijk inzien, stellen velen de overschakeling toch uit. Ze vragen zich af wat in hun specifieke situatie of industrie het beste moment is om facturen digitaal te bewaren, maar hebben niet meteen een pasklaar antwoord. Daardoor schuiven ze het project algauw op de lange baan. Vastbesloten om met jouw bedrijf toch de sprong te wagen? Lees dan zeker verder!

Afsluiting van het boekjaar

Veel bedrijven zijn ervan overtuigd dat januari het beste moment is om hun facturen te digitaliseren, omdat in die maand hun nieuwe boekjaar begint. Ze vergeten echter dat hun boekhouding van het voorgaande jaar zelden op dat exacte moment wordt afgesloten. Veel leveranciers sturen hun facturen immers tot zes maanden na de leveringsdatum – niet toevallig mogen bedrijven hun boekhouding dan ook tot zes maanden na afloop van het boekhoudkundig jaar nog afsluiten. Kortom, het ideale moment om je facturen digitaal te beginnen bewaren, bestaat in principe niet. Wat wel vaststaat, is dat je er beter vandaag mee begint dan morgen.

Hoe je facturen digitaal bewaren?

Als je bedrijf regelmatig facturen of andere documenten moet digitaliseren, is slimme scansoftware onmisbaar. Wat KYOCERA Scan & Connect zo intelligent maakt, is de ‘optical character recognition’-technologie die erin verwerkt zit. Dat betekent dat de software zelf herkent of een document een factuur, bestelbon, offerte, … betreft, en de scan van het document volledig automatisch op de juiste locatie binnen het interne netwerk of in de cloud kan opslaan. Medewerkers hoeven zich dus zelden of nooit met het proces bezig te houden.

Slim, slimmer, slimst digitaliseren

Facturen voortaan digitaliseren is een verstandige zet waar je bedrijf alleen maar voordelen van zal plukken. Wil je echter het onderste uit de kan halen, dan moet je er ook voor zorgen dat je medewerkers de gedigitaliseerde facturen snel en gemakkelijk kunnen terugvinden. Dat komt niet alleen de dagelijkse workflow ten goede, maar geeft je bedrijf in geval van een (onverwachtse) audit ook zeker een streepje voor. Goed om te weten: Scan & Connect herkent niet alleen verschillende soorten documenten, maar kan er ook bepaalde metadata (bestandsnummers, klantennummers, BTW-nummers …) aan toekennen om het opzoeken aanzienlijk te vereenvoudigen. Omdat Scan & Connect als middleware fungeert, kun je het ook makkelijk koppelen aan bijvoorbeeld je boekhoudprogramma of DMS, zodat je medewerkers alle documenten gegroepeerd per klant kunnen beheren.

Tijd voor een audit van je scanning-workflow?

Accel en KYOCERA helpen je om je documentenstromen in kaart te brengen en te optimaliseren. Vul onderstaande formulier in en de Accel-document solutions expert neemt snel contact met je op.

 

Bron: https://www.kyoceradocumentsolutions.be/blog/nl/dit-is-het-beste-moment-om-facturen-digitaal-te-bewaren/