REMOTE SUPPORT

Top 9 tips voor het beheer van uw Microsoft Teams omgeving

Home / Nieuws / Top 9 tips voor het beheer van uw Microsoft Teams omgeving
Top 9 tips voor het beheer van uw Microsoft Teams omgeving
 
Top 9 tips voor het beheer van uw Microsoft Teams omgeving
08 juli 2019 , in Microsoft

Het beheren van een Microsoft Teams omgeving die een hele organisatie overspant is geen eenvoudige taak. Het gevaar schuilt in een wildgroei van teams en kanalen zodat u binnen de kortste keren het bos door de bomen niet meer ziet. Om interne gegevens veilig te houden en alles efficiënt te laten werken, zijn enkele serieuze maatregelen nodig. In dit artikel bespreken we 9 belangrijke vragen om Microsoft Teams efficiënt in te zetten binnen uw organisatie.

 

1. Met welk doel moeten medewerkers teams kunnen maken?

In eerste instantie lijkt het een geweldig idee om iedereen toe te staan om eigen teams aan te maken. Maar wie niet oplet, eindigt al snel met 200 teams voor een bedrijf van 100 medewerkers. De vrijheid om iedereen teams te laten aanmaken brengt het nodige risico mee. In het ergste geval zorgt het voor een kluwen van data en belet het de gebruikers een duidelijk gestructureerd overzicht te verkrijgen of om bestanden of data efficiënt terug te vinden.

✔ Tip: Maak duidelijke afspraken over wanneer een team wordt aangemaakt of ingericht. Teams kan je bijvoorbeeld inrichten per departement, project, per stakeholder. De bedoeling is dat een bovenliggend team een verzameling wordt van alle onderliggende projecten (kanalen) die aan deze projectgroep worden toegewezen.

 

2. Welke inhoud wordt opgeslagen, gearchiveerd of verwijderd en na hoe lang?

Het is belangrijk om te begrijpen dat, hoewel Microsoft Teams een nieuwe manier van samenwerking is, mensen nog steeds bestanden en documenten heen en weer zullen delen. En deze bestanden zullen nog steeds worden opgeslagen op SharePoint-sites die het team ondersteunen. Dit betekent dat de klassieke vragen rond de levenscyclus van inhoud, records management en gegevensbescherming nog steeds moeten worden aangepakt.

✔ Tip: Het is belangrijk om een plan te hebben dat ervoor zorgt dat documenten nauwkeurig worden gelabeld en dat labels en classificatie de informatie in documenten en bestanden nauwkeurig weerspiegelen.

 

3. Hoe kan uw organisatie toegang en ownership beheren?

Beschikt uw afdeling over de juiste personen om rollen en toegang te monitoren en bij te houden? Begrijpen ze de kracht van admins, owners, members en external members in Microsoft Teams? En belangrijker, weten deze personen dat ze uw eindgebruikers veel machtigingen kunnen geven om bijvoorbeeld connecties met externe applicaties en opslaglocaties te maken?

✔ Tip: Een duidelijk overzicht houden over wie toegang- en beheerdersrechten heeft over de functies die Microsoft Teams biedt, is van vitaal belang voor het beheer van risico's en resources. Zowel belanghebbenden als IT-, legal- en beveiligingsteams moeten ervoor zorgen dat organisatorische informatie in de juiste toepassingen en samenwerkingsruimten blijft.

 

4. Hoe zal Microsoft Teams eerdere bedrijfsprocessen vervangen en verbeteren?

Microsoft Teams vervangt binnenkort volledig Skype for Business. De kanalen en de chatfunctionaliteit in Microsoft Teams zijn ideaal ter vervanging van rommelige e-mailconversaties. Naarmate werknemers meer samenwerken in Microsoft Teams en de functionaliteit ervan beter begrijpen, gaan ze meer voordeel halen uit functies zoals ChatBots en AI-mogelijkheden.

✔ Tip: Na verloop van tijd, is een change management strategie nodig om gebruikers te trainen in het gebruik van nieuwe bedrijfsprocessen. Naarmate de bedrijfsbehoeften veranderen en er steeds nieuwe features worden toegevoegd in Microsoft Teams, is het van cruciaal belang een strategie te hebben om gelijke tred te houden met het snelle tempo van de veranderingen binnen Microsoft Teams.

 

5. Welke gebruikersrollen bepalen de criteria voor het aanmaken van teams en kanalen?

Zoals met zoveel dingen in de IT-wereld, wordt het leven gemakkelijker als u ondersteund wordt door andere interne stakeholders/specialisten. Zij kunnen u helpen bij het opstellen van het bestuursbeleid. Dat is een moeilijk proces dat niet zonder slag of stoot gaat. Maar ervaring leert dat deze personen dit beleid doorgaans waarderen zodra ze zich realiseren dat ze respect en autoriteit kunnen verwerven door dit mee te coördineren en implementeren.

✔ Tip: Voer gesprekken met verschillende types gebruikers en stakeholders. Hoe beter u begrijpt welke mensen u het beste kunnen helpen bij het opstellen van uw criteria voor operationele procedures, hoe nauwkeuriger, langduriger en succesvoller die procedures zullen zijn.

 

6. Hoe gaat u naamgeving structureren?

Bepalen hoe de naamgeving van teams en kanalen gestructureerd wordt, is de sleutel tot het behoud van de levenscyclus van uw gegevens.

Het is misschien goed om gebruikers op korte termijn veel vrijheid te bieden, maar in de loop der tijd wil u niet eindigen in een scenario waarin één of meerdere teams bestaan voor elke persoon in het bedrijf. Dit zal alleen maar leiden tot moeilijke gesprekken over wat kan worden bewaard, gearchiveerd of verwijderd.

✔ Tip: Hoe meer u eigenschappen, naamgeving en levenscyclusbeheer kan automatiseren, des te minder IT belast wordt met het voortdurend in de gaten houden van dit gegeven.

 

7. Welke applicaties en services mogen gebruikers toevoegen?

Het is nu mogelijk om te bepalen welke applicaties en integraties kunnen worden toegevoegd aan Microsoft Teams. Er zijn talloze geweldige applicaties, die het gebruik en de connectie van cloud-applicaties en cloudplatformen kunnen verbeteren, maar het is ook belangrijk om rekening te houden met het risico op "Shadow IT" en het verhoogde risico dat hiermee gepaard gaat bij het inschakelen van dergelijke services.

✔ Tip: Een veelvoorkomend scenario is bijvoorbeeld wanneer IT extern delen niet wil inschakelen. Hoe moeten gebruikers hun Microsoft Teams in dat geval dan verbinden of bestanden delen? Er is een beleid en een proces nodig dat afdwingt hoe dit wordt beheerd.

 

8. Hoe kunnen connectoren, Microsoft Flow, Microsoft Forms en andere applicaties de “gebruikerslast” verminderen?

Inzicht in hoe bestaande services voor zakelijke gebruikers kunnen worden geïntegreerd met Microsoft Teams en andere Office 365-services is de sleutel tot een soepele overgang.

✔ Tip: Toepassingen zoals Flow, Forms en Sway maken het voor gebruikers eenvoudig om simpele workflows te maken, informatie te verspreiden en intern en extern samen te werken.

 

9. Wie beschikt over rechten om teams te maken en hoe ziet dit proces eruit?

U wil dat uw werknemers gebruik maken van Microsoft Teams - we snappen het! Sterker nog, hoe meer u uw medewerkers hierin betrekt, hoe succesvoller uw implementatie zal zijn. Maar het creëren van nieuwe samenwerkingsruimtes moet een gecontroleerd proces zijn en moet beheerd worden door de juiste mensen.

Maar wie zijn “de juiste mensen”? Uw medewerkers (de eigenaren van de content) begrijpen heel goed de processen en informatie in hun team, maar dat betekent niet dat ook het beheer en de beveiliging van een omgeving als Microsoft Teams aan hen moet toevertrouwen.

✔ Tip: Er moet voldoende controle zijn zodat het content creatieproces in overeenstemming blijft met het bedrijfsbeleid. Tegelijkertijd moet het proces ook toegankelijk genoeg zijn zodat de medewerkers het begrijpen en zelf willen gebruiken.