REMOTE SUPPORT

4 redenen om nu te starten met document management

Home / Nieuws / 4 redenen om nu te starten met document management
4 redenen om nu te starten met document management
 
4 redenen om nu te starten met document management
02 augustus 2019

Er zijn redenen genoeg te bedenken om de digitalisering van uw bedrijf op de lange baan te schuiven. Maar wij focussen liever op vooruitgang. Hierbij 4 goede redenen om nu te starten met document management.

1. Voor elk type bedrijf en voor elk budget

Een goed document management systeem hoeft niet duur of complex te zijn, omdat de technologie perfect schaalbaar is. Zelfs een startup of een éénmanszaak kunnen hier ook de vruchten van plukken omdat met een document management systeem geen volledige organisatie hoeft overkoepeld te worden. Je kan DMS gerust toepassen op slechts een onderdeel van de dagelijkse workflow, bijvoorbeeld op het scannen van documenten, door de software kan de scanner zelf bepalen wat een factuur, bestelbon of offerte is en wordt het document automatisch in de juiste folder gedropt. Er is een mogelijkheid om op termijn je DMS verder uit te breiden indien gewenst (zoals bijvoorbeeld je boekhoudpakket eraan koppelen).

2. Tijd besparen door gemakkelijk en snel doorzoekbaar archief

Facturen en andere documenten digitaliseren is een verstandige zet, maar dan moet je er wel voor zorgen dat je medewerkers de gedigitaliseerde facturen snel en gemakkelijk kunnen terugvinden. Via Scan&Connect worden niet alleen verschillende soorten documenten herkend, maar worden er ook bepaalde metadata (klantennummers, BTW-nummers, barcodes) aan toegekend om het opzoeken aanzienlijk te vereenvoudigen. Scan & Connect koppel je ook gemakkelijk aan je boekhoudprogramma of DMS zodat je alle documenten gegroepeerd per klant kan beheren.

3. Betere service door snellere doorstroom van documenten

Alle klanten hebben 1 ding gemeen: ze willen snel geholpen worden. Of het nu bij een bestelling is of bij een vraag. Omdat bedrijven met een gedigitaliseerde documentenstroom in staat zijn om te klasseren en taken te verdelen op inhoud, kunnen ze die verwachtingen ook perfect inlossen. Vragen en bestellingen blijven nooit meer “hangen” maar komen meteen bij de juiste persoon op de juiste afdeling terecht. Alles komt sneller bij de juiste persoon terecht waardoor de facturen sneller betaald worden en de bestellingen snel doorgevoerd. Snel een document nodig voor de fiscus, prijzen opzoeken, de aankoopgeschiedenis, … dit heb je allemaal direct bij de hand.

4. Neem minder plaats dan een papieren archief

In België zijn bedrijven verplicht om al hun boekhoudkundige documenten gedurende 7 jaar bij te houden. Maar zo’n uitgebreid archief huisvesten, laat staan verhuizen is natuurlijk allesbehalve praktisch. Gelukkig zijn digitale archieven sinds enige tijd ook toegestaan en hoef je niet de hele papierhandel mee te verhuizen. 

 

Vragen over document management?

Wij helpen u graag verder