REMOTE SUPPORT

11 tips voor thuiswerkers

Home / Nieuws / 11 tips voor thuiswerkers
11 tips voor thuiswerkers
 
11 tips voor thuiswerkers
24 maart 2020

COVID-19 heeft in de afgelopen weken alle facetten in Vlaanderen geraakt en dat gaat veel verder dan alleen de fysieke gezondheid van de bevolking. De volledige economie wordt door elkaar geschud, de aandelenmarkt is in paniek en een zeer groot deel van werkend Vlaanderen werkt noodgedwongen vanuit hun eigen huis. Alles in het kader van ‘social-distancing’.

Om u een houvast te geven, voorziet Accel u van praktische informatie over hoe u thuiswerk efficiënt en veilig organiseert. Hieronder schetsen we 11 situaties waar ook Accel u en uw medewerkers kan ondersteunen.

Tip 1 - Maak het makkelijk om thuis te werken

Stel u voor u krijgt ineens te horen dat het hele team thuis moet werken. Gebruikers kunnen niet op kantoor komen om hun apparaten op te halen - dus bestellen ze nieuwe apparaten online. De apparaten komen aan, maar u kunt ze niet ontmoeten om deze op de juiste manier te configureren. Wat nu?

Het kan zijn dat u deze apparaten van op afstand volledig moet configureren, en dat is misschien iets wat u in het verleden niet veel heeft gedaan.

Tip 2 - Zorg dat alle apparaten beveiligd zijn

De tweede tip is om ervoor te zorgen dat alle apparaten en systemen volledig beschermd en up-to-date zijn. Het klinkt voor de hand liggend, maar het is toch de moeite waard om te vermelden.

Wanneer iemand thuis werkt is het moeilijker om in te grijpen en te ondersteunen. Thuis werken biedt een totaal andere omgeving dan op kantoor, waardoor mogelijk compleet nieuwe risico's ontstaan. Dus hoewel het altijd belangrijk is om ervoor te zorgen dat uw apparaten en systemen up-to-date zijn, is het des te belangrijker bij thuiswerken. Voornamelijk omdat de gegevens van op afstand worden opgevraagd voor uw bedrijf.

Tip 3 – Encrypteer uw apparaten

De derde tip is om uw apparaten waar mogelijk te encrypteren, of te versleutelen.

Dit advies is van toepassing op medewerkers die voltijds op kantoor werken, voltijds op afstand, of een combinatie van beide. Door de vele regels met betrekking tot gegevensbescherming en privacy (GDPR), is het altijd goed om de apparaten (laptops, telefoons, tablets, etc.) te versleutelen. Op deze manier bestaat er een mogelijkheid om deze van op afstand te wissen en enige vorm van fraude, diefstal of datalekken tegen te gaan.

Tip 4 - Maak een beveiligde verbinding naar het kantoor toe

Het klinkt misschien als gezond verstand, maar niet iedereen denkt eraan. De VPN-technologie (Virtual Private Network) bestaat al een tijdje en stelt medewerkers in staat om verbinding te maken met het bedrijfsnetwerk van op afstand en op dezelfde manier met diensten en servers te communiceren als wanneer ze zich op het kantoor zouden bevinden. Verder encrypteert een VPN-verbinding het verkeer over een netwerklijn. Dit biedt een extra garantie om hackers en cybercriminelen tegen te gaan.

Tip 5 - Scan en beveilig e-mail

Dit is een ander onderwerp dat van toepassing is, ongeacht of de gebruiker 100% van op kantoor werkt, 100% op afstand werkt of zich bevindt in een combinatie van beide. Het blijft de moeite waard om het te vermelden, want met meer mensen die thuis werken zal er waarschijnlijk een grote toename van het aantal e-mails zijn. Niet enkel de toename van e-mails kan stijgen, ook de kans op virussen loopt hoger op. Mails zijn de populairste manier om bedrijven met malware, ransomware of virussen te infecteren. Hoewel uw bedrijfsnetwerk optimaal beveiligd kan zijn, thuiswerkers maken nog steeds een rechtstreekse verbinding met uw bedrijf.

Tip 6 – Web filtering

Web filtering is een technologie die ervoor zorgt dat gebruikers alleen toegang hebben tot content die geschikt is voor hun werkplek en rol. Wanneer een gebruiker zich op kantoor bevindt, is het de firewall die de regels voor web filtering afdwingt. Dit kan ook eenvoudig uitgebreid worden voor thuiswerk en de platformen waarmee zij werken.

Tip 7 - Gebruik van cloud-opslag voor bestanden en gegevens mogelijk maken

Soms hebben gebruikers alle benodigde bestanden en gegevens op hun laptop staan (en hopelijk is daar dan een back-up van). Dat betekent dat het werken op kantoor, of vanaf een andere locatie, weinig verschil maakt. Dat is echter niet altijd het geval. Het is immers geen best practice om bedrijfsgegevens lokaal op uw pc op te slaan! U kan beter gebruik maken van een cloud-opslag (vb. Dropbox) om data en bestanden te synchroniseren en ervoor te zorgen dat medewerkers toegang hebben tot alle benodigde gegevens om hun werk vanuit thuis optimaal te faciliteren.

Tip 8 - Beheer het gebruik van verwijderbare opslagruimte

Beheer het gebruik van verwijderbare opslagruimte en andere bedrijfsapparaten. USB's en externe apparaten vormen nog steeds een belangrijk beveiligingsrisico. In een recent cybersecurity onderzoek zijn 3100 IT-managers in 12 landen ondervraagd. USB / Externe apparaten waren de factor waardoor 14% van de aanvallen in hun organisatie terechtkwamen.

Tip 9 - Beheer mobiele apparaten

Dit heeft betrekking op punt 2 (Zorg ervoor dat de apparaten up-to-date zijn) en 3 (Versleutel apparaten). Door de toename van het thuiswerk zullen waarschijnlijk veel meer mensen hun mobiele apparaten voor het werk gaan gebruiken. Het is belangrijk om ook deze apparaten te vrijwaren tegen malware en ze te beheren in geval van verlies/diefstal.

Tip 10 - Zorg dat men security vragen meldt

Uw gebruikers zijn waarschijnlijk gewend om gewoon naar het IT-team te lopen om problemen op te lossen. Het is duidelijk dat dit niet mogelijk is wanneer zowel gebruikers als IT-teams op afstand werken. Dus u moet mensen een snelle en eenvoudige manier geven om problemen met de beveiliging te melden.

Tip 11 - Zorg dat u zeker weet dat u de “Shadow IT”-oplossingen kent

Shadow IT is de plek waar niet-IT-medewerkers hun eigen manier vinden om technische problemen op een creatieve manier proberen op te lossen. Dit voor hun eigen comfort of de snelheid. Hoewel het soms niet altijd strookt met de klassieke werking van de organisatie, beziet u dit best niet altijd als iets negatiefs. Aan de andere kant van Shadow IT kan iemand misschien een geweldig idee aanbrengen, wat later een groot succes vormt voor het bedrijf.

Voor nu wenst het Accel-team u, uw bedrijf en naasten de beste gezondheid toe.